Informacje prawne
Polityka prywatności w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników
02.01.2024 · redakcja dla alvaline.pl — 15.10.2026
Niniejsza Polityka prywatności dotycząca przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników (zwana dalej „Polityką”) została uchwalona i obowiązuje w ALVALINE Sp. z o.o. (zwanej dalej „Spółką” lub „my”). Administratorem danych osobowych jest ALVALINE Sp. z o.o., NIP 5273052056, adres: ul. Złota 75A m7, 00-819 Warszawa; tel. +48 512 811 211, e-mail: info@alvaline.pl. Gromadzenie, wykorzystywanie i przechowywanie danych osobowych, które nam przekazuje użytkownik, korzystając z naszych stron internetowych i aplikacji mobilnych („Strony”) z dowolnego urządzenia i podczas komunikowania się z nami w dowolnej formie i zgodnie z niniejszą Polityką oraz zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 poz. 1000). Korzystając z naszych Stron i przekazując nam swoje dane osobowe, użytkownik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych zgodnie z niniejszą Polityką.
01
1. Definicje kluczowe
„Dane osobowe” – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (osoba której dane dotyczą). „Przetwarzanie danych osobowych” – operacje lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
02
2. Gromadzone przez nas dane
Przetwarzamy: dane osobowe, przekazywane nam podczas wypełniania pól informacyjnych na naszych stronach internetowych, w tym podczas wypełniania formularza kontaktowego, subskrypcji naszego newslettera, rejestracji na wydarzenia (webinaria, konferencje); dane osobowe, udostępniane podczas zakupu usług oferowanych przez Spółkę, a także w celu zawarcia umowy; dane osobowe, które są niezbędne do należytego i bezpiecznego świadczenia usług kosmetologicznych, a mianowicie informacje o stanie zdrowia, chorobach, ciąży, uczuleniach i inne informacje, o podanie których w konkretnej sytuacji prosi odpowiedni specjalista w celu przeprowadzenia zabiegu kosmetologicznego lub procedury; dane techniczne, które są automatycznie przesyłane przez urządzenie, za pomocą którego użytkownik korzysta z naszych Stron, w tym specyfikacje urządzenia, adres IP; informacje przechowywane w plikach cookie. W zależności od używanej przeglądarki i urządzenia stosowane są różne zestawy plików cookie, w tym pliki cookie ściśle niezbędne, wydajnościowe, funkcjonalne i analityczne; dane osobowe przetwarzane, gdy Użytkownik loguje się do konta klienta w serwisie: numer telefonu (do logowania jednorazowym kodem) oraz informacje, które konto wyświetla z naszego systemu rezerwacji online i ewidencji karnetów — imię, nadchodzące i odbyte w ostatnich 12 miesiącach wizyty (data, usługi, specjalista, centrum, status), karnety (rodzaj, pozostała liczba wizyt, ważność) i saldo bonusów; w przypadku udziału w Programie Poleceń — osobisty kod Uczestnika, informacje o rezerwacjach dokonanych z tym kodem oraz wybór Uczestnika, czy jego imię ma być widoczne na stronie zaproszenia; dane osobowe, które gromadzimy za pomocą monitoringu wideo podczas wizyty w naszym centrum usług kosmetycznych.
03
3. Cele przetwarzania danych osobowych
Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w celach, dla których zostały przekazane, w tym: dostarczanie użytkownikowi informacji o Spółce, naszych usługach i wydarzeniach oraz przesyłanie użytkownikowi naszych wiadomości. Wiadomości e-mail są wysyłane wyłącznie za dobrowolną zgodą użytkownika. Wraz z wiadomościami e-mail z materiałami informacyjnymi użytkownik zawsze otrzyma od nas link z opcją rezygnacji z otrzymywania wiadomości. Jeśli użytkownik wybierze tę opcję, jego adres e-mail zostanie usunięty z naszej bazy danych i dalsze informacje nie będą przesyłane; komunikowanie się z użytkownikiem, gdy się z nami kontaktuje; świadczenie usług na rzecz użytkownika zgodnie z naszą umową o świadczenie usług, analityki internetowej Strony; prowadzenie wobec użytkownika naszych działań marketingowych w związku z umowami trwającymi oraz kontynuowanymi w przyszłości; udostępnianie konta klienta (logowanie jednorazowym kodem SMS, podgląd własnych rezerwacji, karnetów i bonusów) oraz prowadzenie Programu Poleceń (wydanie osobistego linku i kodu oraz ewidencja dokonanych z nimi rezerwacji, aby pracownik centrum mógł przyznać bonusy zgodnie z Regulaminem Programu Poleceń); kontaktowanie się z użytkownikiem w celach związanych z dozwolonymi działaniami marketingowymi, w szczególności i za zgodą użytkownika, przez e-mail. Na przykład w celu udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie w formularzu kontaktowym, wysyłanie wiadomości email w formie newslettera informującej o bieżących wydarzeniach w Spółce, promocjach i nowościach. Prowadzimy monitoring zarówno dla bezpieczeństwa osobistego użytkownika, jak i bezpieczeństwa naszych pracowników, klientów i mienia. Monitoring jest prowadzony w miejscach publicznych zgodnie ze ścisłymi zasadami bezpieczeństwa i prywatności, przy użyciu najnowocześniejszej technologii i sprzętu. Obszary objęte monitoringiem są oznakowane odpowiednimi znakami informacyjnymi. O warunkach przetwarzania danych osobowych w celach, o których użytkownik nie został poinformowany w niniejszej Polityce, zostanie on poinformowany osobno. Nie podejmujemy żadnych decyzji powodujących skutki prawne dla użytkownika lub w inny sposób wpływających na jego prawa i uzasadnione interesy wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych.
04
4. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Przetwarzamy dane osobowe jeśli spełniony jest jeden z poniższych warunków: użytkownik wyraził zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych; przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania lub zawarcia umowy; przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych nałożonych na nas przez przepisy (np. w celu przekazania informacji do naczelnika urzędu skarbowego); przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do zabezpieczenia naszych prawnie uzasadnionych interesów (np. wykonujemy monitoring w celu zapewnienia bezpieczeństwa naszego mienia, możemy również wystąpić do sądu o windykację należności itp.); przetwarzanie danych jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów użytkownika lub innej osoby fizycznej. Konto klienta i Program Poleceń: dane są przetwarzane w celu wykonania umowy z Użytkownikiem — świadczenia usług i stosowania Regulaminu Programu Poleceń, do którego Użytkownik przystępuje (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); imię Osoby Polecającej jest pokazywane Osobie Poleconej wyłącznie za zgodą Osoby Polecającej, którą wyraża ona i wycofuje przełącznikiem w koncie klienta (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Rezerwacja Osoby Poleconej jest oznaczana jako dokonana z polecenia na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w prawidłowym przyznawaniu bonusów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); pracownik centrum widzi imię i pierwszą literę nazwiska Osoby Polecającej oraz cztery ostatnie cyfry jej numeru telefonu, a pełny numer — wyłącznie upoważniony pracownik w systemie administracyjnym serwisu. Promocje i nowości (dobrowolnie). Jeśli zaznaczyłeś(-aś) „Chcę otrzymywać promocje i nowości ALVALINE”, wysyłamy e-mailem i SMS-em, na adres i numer z formularza, informacje o usługach, promocjach i ofertach centrów ALVALINE. Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); nie jest ona warunkiem rezerwacji. Przechowujemy dowód zgody: datę i godzinę, treść pola, stronę i formularz. Przed pierwszą wysyłką możemy poprosić o potwierdzenie linkiem. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili — linkiem w każdej wiadomości (strona /mail-prefs) lub pisząc na info@alvaline.pl; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszych wiadomości. Kontakt przechowujemy, dopóki zgoda obowiązuje; po wycofaniu — tylko znacznik rezygnacji (pseudonimizowany identyfikator numeru/adresu) i zapis o wcześniejszej zgodzie — 3 lata.
05
5. Ogólne zasady przetwarzania danych osobowych
Spółka zapewnia przetwarzanie danych osobowych zgodnie z następującymi zasadami: ograniczenie celu przetwarzania danych – dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w celu przetwarzania i wykorzystywania danych określonym w niniejszym dokumencie lub w celu działań, na które osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę; jakość i proporcjonalność danych – dane osobowe są przetwarzane w możliwie prawidłowy sposób i aktualizowane w razie potrzeby. Dane osobowe są aktualne, odpowiednie i gromadzone są w ilościach nie większych niż to konieczne, biorąc pod uwagę cel przetwarzania; przejrzystość – osobie, której dane dotyczą, powinny być zrozumiałe cele przetwarzania danych; bezpieczeństwo – podczas przetwarzania danych stosujemy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa odpowiednie do ryzyka, np. środki zapobiegające przypadkowemu lub niezgodnemu z prawem zniszczeniu danych, zmianom, nieuprawnionemu ujawnieniu lub dostępowi; minimalizacja – dane osobowe są regularnie przeglądane w celu usunięcia danych, które nie są już niezbędne do realizacji celu przetwarzania.
06
6. Bezpieczeństwo danych osobowych
Aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych podczas ich przetwarzania, podejmujemy niezbędne i wystarczające środki prawne, organizacyjne i techniczne w celu ochrony danych osobowych przed bezprawnym lub przypadkowym dostępem do nich, przed ich zniszczeniem, zmianą, zablokowaniem, kopiowaniem, udostępnianiem, rozpowszechnianiem, a także przed innymi bezprawnymi działaniami związanymi z danymi osobowymi.
07
7. Poufność / przekazywanie danych osobowych
Informacje o danych osobowych użytkownika nie będą umieszczane w publicznie dostępnych źródłach i nie będą ujawniane stronom trzecim, chyba że Spółka uzyska wyraźną zgodę użytkownika lub informacje te będą wymagane przez obowiązujące przepisy prawa. W razie potrzeby dane osobowe użytkownika mogą zostać ujawnione organom władzy publicznej i organom ścigania w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów. W celu wykonania naszych zobowiązań wobec użytkownika możemy również przekazywać jego dane osobowe naszym partnerom współpracującym: podmiotom przetwarzającym dane, które w naszym imieniu dokonują niezbędnego przetwarzania danych, np. specjalistom ds. utrzymania infrastruktury IT, agencjom marketingowym, firmom leasingowym, firmom kurierskim itp. Firmy te, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami prawa polskiego oraz naszą umową o współpracy, są zobowiązane do ochrony danych osobowych użytkownika i przetwarzania ich wyłącznie w celach określonych przez nas. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG. Dane osobowe użytkownika otrzymują: Google Ireland Ltd (Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager – wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookie; osadzona mapa Google na stronach z adresem centrum); Meta Platforms Ireland Ltd (Meta Pixel i Conversions API – wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookie: w związku z rezerwacją lub zgłoszeniem złożonym na stronie, a następnie z potwierdzeniem, wizytą i opłaceniem tej rezerwacji nasz serwer przekazuje do Meta w postaci skrótu SHA-256 numer telefonu, adres e-mail, imię i nazwisko, kraj i wewnętrzny identyfikator klienta, a także adres IP, dane przeglądarki i identyfikatory kliknięcia reklamy – w celu pomiaru skuteczności reklam; WhatsApp – numer telefonu i korespondencja: pracownik odpowiada przez WhatsApp na zgłoszenie, w którym użytkownik sam poprosił o kontakt tą drogą); Microsoft Ireland Operations Ltd (Microsoft Clarity – nagrania sesji i mapy cieplne, wyłącznie po wyrażeniu zgody, dane wpisywane w polach są maskowane); Anthropic PBC, USA (treść wiadomości do asystenta strony wraz z informacją o przeglądanej stronie i składzie zamówienia oraz pomniejszona kopia zdjęcia twarzy, którą użytkownik sam wysyła do czatu asystenta po zaznaczeniu zgody – wyłącznie na wyraźne działanie użytkownika, zdjęcie nie jest przechowywane); Altegio (system rezerwacji online: imię, telefon, e-mail, skład wizyty); Kommo (CRM: cała treść zgłoszenia); Telegram Messenger Inc. (komunikator Telegram: powiadomienie pracowników o nowym zgłoszeniu lub rezerwacji – imię, telefon, e-mail i treść zgłoszenia – trafia do zamkniętego czatu służbowego sieci i jest przechowywane na serwerach Telegram); Fromni Oy, Finlandia (wysyłka SMS z jednorazowym kodem logowania do konta klienta: numer telefonu i treść wiadomości z kodem; za pośrednictwem tej usługi nie są wysyłane wiadomości marketingowe). Przekazywanie danych do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych UE (art. 46 RODO) i/lub EU-US Data Privacy Framework w przypadku certyfikowanych odbiorców.
08
8. Uprawnienia osoby, której dane dotyczą
Użytkownik ma prawo do wglądu, sprostowania, aktualizacji, sprzeciwu lub innej modyfikacji lub usunięcia informacji przekazanych Spółce. W tym celu użytkownik może skontaktować się z nami, wysyłając wiadomość o temacie „Pytanie w sprawie danych osobowych” lub „Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych” (w przypadku wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych) na adres e-mail info@alvaline.pl. W przypadku żądania usunięcia informacji dotyczących użytkownika, niezwłocznie usuniemy jego dane osobowe, ponieważ poszanowanie jego praw jest naszym priorytetem. Niestety, nie będziemy mogli usunąć danych osobowych użytkownika, jeśli przepisy nakładają na nas obowiązek ich przechowywania. Jak złożyć wniosek: prosimy napisać na adres info@alvaline.pl z numeru telefonu lub adresu e-mail podanych przy kontakcie – tak upewnimy się, że wniosek pochodzi od osoby, której dane dotyczą. Odpowiadamy najpóźniej w ciągu 30 dni. Na wniosek o usunięcie dane są usuwane z bazy strony, z CRM i ze służbowego czatu powiadomień; z systemu rezerwacji online i dokumentów księgowych – w zakresie dopuszczonym przez przepisy.
09
9. Okres przechowywania
Wszystkie dane osobowe zebrane od użytkownika będą przechowywane tak długo, jak długo użytkownik będzie korzystał z naszych usług lub, jeśli jego dane osobowe są przetwarzane na podstawie jego zgody, do momentu wycofania przez niego tej zgody. Dłuższe okresy przechowywania danych osobowych są dozwolone w celu spełnienia wymogów prawnych dotyczących minimalnych okresów przechowywania dokumentów lub informacji lub w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów. (w tym, w szczególności, do celów prowadzenia księgowości lub postępowań sądowych). Konkretne okresy: zgłoszenia i prośby o konsultację pozostawione na stronie – do wycofania zgody; treść wiadomości do asystenta strony – anonimizowana (usuwana) po 180 dniach, dane techniczne rozmowy (miasto, język, data) pozostają bez powiązania z osobą; kody logowania do konta osobistego – 24 godziny; dane o kliknięciach przycisku rezerwacji (bez imienia i telefonu) – 12 miesięcy; kopie zapasowe bazy – do 60 dni; logi serwera WWW z adresem IP – 14 dni. Dane w systemie rezerwacji online i w dokumentach księgowych są przechowywane przez okresy określone przepisami. Zgłoszenia do kontaktu zwrotnego bez rezerwacji: jeśli użytkownik podał numer telefonu i zaznaczył zgodę w oknie rezerwacji online lub w karcie rezerwacji na czacie asystenta strony, ale nie nacisnął „Umów wizytę” (niedokończona rezerwacja), zostawił telefon lub adres e-mail na liście oczekujących na wolny termin albo poprosił o przesłanie wyceny zestawu zabiegów przez WhatsApp lub e-mail, przechowujemy ten kontakt, imię (jeśli zostało podane) oraz to, co wybrano – zabiegi, centrum, termin – wyłącznie w celu kontaktu w sprawie tego zgłoszenia, również przez WhatsApp. Takie zgłoszenia, jak wszystkie inne, trafiają do systemu CRM (Kommo) i na wewnętrzny czat pracowników. Jeśli nie udało się skontaktować z użytkownikiem, numer telefonu, imię i adres e-mail są usuwane z bazy danych strony po 30 dniach, a jeśli do tego czasu pracownik nadal obsługuje zgłoszenie – niezwłocznie po jego zamknięciu. Aby z tego zrezygnować, wystarczy nie zaznaczać zgody; już zapisane dane usuniemy na żądanie (punkt 8 „Uprawnienia osoby, której dane dotyczą”). Konto klienta: jednorazowe kody logowania — 24 godziny; plik cookie logowania — 30 dni (przy wyborze „cudze urządzenie” — do zamknięcia przeglądarki); zapis techniczny funkcji „wyloguj wszędzie” — 12 miesięcy od ostatniego logowania. Konto nie przechowuje w serwisie wizyt, karnetów ani bonusów: są one pobierane z systemu rezerwacji w chwili wyświetlenia. Program Poleceń: osobisty kod Uczestnika — dopóki Uczestnik korzysta z Programu, nie dłużej jednak niż 24 miesiące bez rezerwacji z tym kodem, albo do żądania usunięcia; dane o rezerwacjach z kodem — 12 miesięcy od daty wizyty; kod zaproszenia w przeglądarce Osoby Poleconej — do 60 dni lub do dokonania rezerwacji. Gdy cel przetwarzania danych osobowych zostanie osiągnięty, usuniemy dane osobowe użytkownika w bezpieczny sposób lub uczynimy je niedostępnymi (w drodze archiwizacji) lub niemożliwymi do zidentyfikowania, tak aby nie można ich było już powiązać z użytkownikiem.
10
10. Pliki cookie
Używamy plików cookie. Więcej informacji na temat polityki i kwestii technicznych związanych z plikami cookie można znaleźć w odpowiedniej sekcji. Do logowania do konta klienta używany jest niezbędny plik cookie sesji; nie służy on analityce ani reklamie i nie wymaga zgody w banerze cookie. Nagrywanie sesji Microsoft Clarity nie działa na stronach konta klienta.
11
11. Zmiana polityki prywatności
Polityka może ulec zmianie bez wcześniejszego powiadomienia. Zmodyfikowana wersja Polityki opublikowana na Stronie zastępuje wszystkie poprzednie wersje Polityki. Wszelkie zmiany nie mają wpływu na ogólną politykę Spółki dotyczącą przestrzegania praw podmiotu danych osobowych.